It doesn´t have to be crazy at work es un libro escrito en 2018 por Jason Fried y David Heinemeier Hansson. Se puede resumir en una palabra: Calma. Buscar la calma en el lugar de trabajo para poder hacer trabajo que realmente sobresalga. Es el tercer libro de ellos que leí, por si no se han dado cuenta soy fan de estas personas y su forma de hacer las cosas con su compañía.

Definitivamente hay opciones, no es normal que vivamos hecho locos en el trabajo, es importante luchar por vivir en calma.

Les dejo mis apuntes de este libro y obviamente recomiendo que lo lean completo. Hace un tiempo ya dejé también mis apuntes sobre Rework y Remote, libros de los mismo autores.

First

It’s crazy at work: para muchos es lo normal, paso hecho loco en el trabajo. Razón 1) el día está partido en pequeñas secciones por distracciones físicas y virtuales y razón 2) una obsesión malsana por crecimiento a toda costa.  La gente trabaja sin parar porque no puede hacer el trabajo en el trabajo, y muchos creen que trabajar como loco es una insignia de honor y es pura estupidez. La solución no es poner más horas sino quitar las huevadas. Es momento de dejar de celebrar el estar como loco en el trabajo. Elegir y practicar la calma, quitar todas las perversiones del trabajo actual.

A quick bit about us: Jason y David son los creadores de Basecamp, una herramienta para organizar proyectos. La palabra loco en este libro se usa para describir situaciones y no personas.

Your Company is a product: y debe ser tu mejor producto, que pasa igual por un proceso iterativo de mejora, la compañía debe avanzar, nada está escrito en piedra. La compañía es como el software, debe ser útil y usable y puede tener bugs. La compañía al igual que sus productos y servicios debe seguir desarrollándose en el tiempo.

Curb your ambition

Bury the hustle: para qué el ajetreo, para qué las frases motivacionales vacías y el trabajar sin parar, eso solo te dejará quebrado, acabado y fatigado. No hay nada que se vaya a encontrar en la hora 14 de trabajo de ese día. El emprendimiento no tiene que ser una historia épica de supervivencia salvaje. Puedes sepultar todo eso y solo tener días buenos de trabajo día tras día, porque igual puedes ser un buen emprendedor y jugar con tus hijos, tener un hobby, cuidar de ti física y mentalmente, ver una película, cocinar, ir de caminata, ser completamente ordinario.

Happy pacifists: es común que se describa al mundo de los negocios como un campo de batalla y los líderes se terminan volviendo pequeños Napoleones. Toda la jerga es de guerra, conquistar el mercado, capturar clientes, apuntar clientes con tu fuerza de ventas, elegir batallas y tirar a matar. Este lenguaje justifica trucos sucios porque en la guerra todo se vale, pero no es la guerra, son negocios. Nosotros venimos en paz sin ambiciones imperialistas, no sabemos qué porción del mercado dominamos, pero sí sabemos que tenemos suficientes clientes y que los atendemos bien, eso nos deja ganancias y un negocio saludable. No importa si crecemos al doble o al triple. No nos comparamos, como decía Mark Twain: La comparación es la muerte del gozo. Al final del día no estamos compitiendo en  un concurso imaginario simplemente hacemos un buen trabajo y el mejor producto que podemos.

Our Goal: No Goals: siempre apuntar a más y mejor está tan establecido como objetivo que ya no se cuestiona. Nosotros no tenemos ningún otro objetivo que ser rentables. Nos interesa ganar más, ser más efectivos, hacer que nuestros productos mejoren pero no tratamos de maximizar persiguiendo objetivos, hacemos el mejor trabajo posible cada día. Aceptémoslo, los objetivos son falsos, son artificiales y puestos ahí por ponerlos. Y es un bucle infinito donde cada trimestre debe ser mejor que el anterior siempre. Muchas compañías comprometen su moral, honestidad e integridad solo por alcanzar esos números ficticios, bajan la calidad para mejorar márgenes, evitan reembolsos, hacen difícil que se cancele el servicio para cumplir un objetivo de retención. Se puede tener un gran negocio sin un solo objetivo, o al menos sin ese tipo de objetivo numérico, frío y disparatado, pero si se va a tener un objetivo qué tal suena mantenerse en operación, atender bien a los clientes, crear un buen lugar para trabajar.

Don’t change the world: el mundo de los negocios sufre de hiperinflación de ambición, todos quieren crear ese algo nuevo que cambia todo, todos prometen ser disruptores, pocos, casi nadie, lo es. Rompen reglas y leyes. Si no piensas en querer cambiar el mundo te quitas un gran peso de encima y ya no necesitas trabajar demás y llegar a extremos. Lo más seguro es que no cambies el mundo y si lo haces no va a ser porque estuviste diciendo sin parar que lo harías.

Make it up as you go: la planificación la hacemos en ciclos de pocas semanas, resolviendo lo que tenemos al frente y no planeando el futuro al detalle. Este tipo de plan de corto plazo te permite cambiar de parecer y adaptarte a la realidad sin tener que justificar que fallaste al predecir lo que iba a suceder. Mucha de la ansiedad corporativa viene al darse cuenta que la compañía estuvo haciendo la cosa equivocada pero es tarde para cambiar el rumbo, hay que justificar el plan.

Comfy’s cool: la idea de salir constantemente de la zona de confort es un despropósito, requerir la incomodidad y el dolor para progresar es una lógica fallida. Tener que soportar incomodidad porque estás a punto de lograr algo es la excepción no la regla. No se debe romper algo para mejorarlo, se debe conocer con mayor profundidad. Normalmente cuando no estás a gusto con algo es porque no es correcto, encontrar la comodidad te da la respuesta, te sientes bien al estar en el buen camino, es cómodo hacer las cosas bien, sentir comodidad es esencial para estar en calma.

Defend your time

8’s enough, 40’s plenty: 40 horas a la semana es  suficiente tiempo para ser competitivo. Incluso menos está bien. Jornadas de 8 horas es mucho tiempo, pero se siente como poco porque está repartido en pequeñas porciones de las cuales pocas son para trabajar y el resto se van en distracciones. Cualquier cosa que no se logre en esas 40 horas a la semana puede esperar para la siguiente semana, si no logras hacer lo importante en esas 40 horas debes mejorar en priorizar lo que debes hacer.

Protectionism: las compañías aman proteger cosas pero fallan en proteger lo más valioso, el tiempo y atención de sus empleados. Mientras más tiempo ininterrumpido de trabajo enfocado tengan es mejor. Si llamas constantemente a reuniones a la gente los haces perder tiempo y atención. Si unes a 8 personas en una reunión de una hora, no cuesta una hora, son 8 horas de trabajo invertidas. El tiempo y atención deben ser bien invertidos pero ahora sucede lo contrario y por eso la gente se queda corta y debe hacer jornadas más largas, trabajar en las noches y fines de semana para lograr hacer su trabajo.

The quality of an hour: una hora se puede dividir de muchas formas, el objetivo debe ser tener horas de trabajo continuo, una hora de trabajo de calidad. Una hora partida en muchos pedazos  no es una hora es un desbarajuste de minutos, ese tipo de hora te llena de estrés, no puedes hacer nada de lo que tenías planeado en esa hora. Mira tus horas y trata de lograr que sean muchas horas sin cortes dedicadas a trabajar.

Effective>Productive: hay miles de técnicas para ser más productivo. La productividad es para las máquinas no para las personas. Cuando alguien se enfoca en la productividad termina enfocándose en estar ocupado. Es mejor enfocarse en ser efectivo, cumplir el trabajo y encontrar más tiempo para no estar ocupado y poder hacer cosas aparte del trabajo. Tiempo para descansar, para estar con la familia y amigos. Tiempo para hacer absolutamente nada. Si concluyes tu trabajo del día en tres horas, puedes detenerte, no llenes las otras 5 horas para sentirte ocupado y productivo.

The outwork myth: no puedes superar a todo el mundo, siempre habrá alguien que trabaje más. No se puede etiquetar como gran ética de trabajo a alguien que siempre está disponible y trabajando pero sí es un gran ejemplo de estar sobreexigido. Una buena ética de trabajo es hacer lo que dices que vas a hacer, hacerlo bien, respetando el trabajo y tiempo de los demás. Los que tienen éxito lo han hecho por cualidades adicionales y hasta por suerte no porque trabajaron excesivamente.

Work doesn’t happen at work: la forma en que se da el trabajo en la oficina simplemente ya no permite que se trabaje bien. Las oficinas son fábricas de interrupciones. Todas las distracciones que se dan por la interacción diaria no permiten que la gente haga su trabajo y deben trabajar hasta más tarde y en fines de semana buscando momentos y lugares sin interrupciones.

Office hours: es contraproducente que la gente interrumpa a los expertos en cualquier momento, es bueno definir horarios de atención, momentos específicos en que las personas pueden acceder a reunirse. En muchos casos hasta esperar ese momento la persona ya logra solucionar y sino ya ha definido que es indispensable la consulta.

Calendar Tetris: el calendario compartido es uno de los inventos más destructivos de los tiempos modernos. La gente tiene fácil ver tu día y ponerte reuniones porque sí, la mayoría de reuniones en los calendarios de la gente son colocadas por los demás, quitando el tiempo de calidad para hacer el trabajo.

The presence prison: cómo saber si alguien está trabajando? La única forma real es porque el trabajo se hace, pero las herramientas actuales permiten saber cuando alguien está conectado, está presente entonces es posible contactarlo e interrumpirlo. Hay cosas urgentes que se deben atender de inmediato, el resto puede esperar.

I’ll get back to you whenever:  en casi cualquier situación la expectativa de una respuesta inmediata no es razonable, pero la gente espera respuesta inmediata. Existen emergencias pero normalmente la gran mayoría de cosas puede esperar. La persona que no te responde de inmediato muy seguramente está trabajando, no ignorándote, puedes esperar y mientras hacer algo de tu trabajo. Esperar está bien, es mejor si todos pueden esperar con calma.

FOMO? JOMO!: el miedo a perderte de algo (fomo) hace que estemos revisando de forma obsesiva nuestros teléfonos, redes sociales, chats. Debería reemplazarse por el gusto de perderse de algo (JOMO) y solo saber lo específico que debes conocer, enfocarte en tu trabajo en lugar de en cosas que no te incumben a fin de cuentas.

Feed Your Culture

We’re not family: las empresas no son familias. Las personas que trabajan contigo son tus compañeros de trabajo y eso está bien, es suficiente, es gente trabajando en conjunto para hacer algo mejor, es suficiente. Muchas veces se usa esto de la familia para justificar explotación. No hace falta pretender ser una familia para tratar bien a tus compañeros de trabajo. Las mejores compañías no son familias pero sí son aliadas de las familias de sus empleados, creando buenas condiciones laborales y buenos ambientes para que las personas puedan ser buenos integrantes de sus familias reales.

They’ll do as you do: no le puedes pedir a la gente que no trabaje como loca si tú como gerente trabajas como loco, enséñales que está bien tener jornadas razonables de trabajo teniendo tú mismo jornadas razonables de trabajo. Workaholism es una enfermedad contagiosa, no la esparzas.

The trust battery: la batería de confianza está al 50% cuando alguien es contratado y se va cargando o descargando con las interacciones con los otros, y está en diferente nivel con cada persona. Cuando la batería está cargada esas personas confían en su trabajo, cuando está descargada ya no hay confianza entre ese par de personas y cualquier mínima cosa es motivo para que explote un problema.

Don’t be the last to know: decir que la puerta siempre está abierta no es algo activo, los jefes dicen eso para fingir apertura pero en realidad la gente sabe que no se puede hablar de ciertas cosas. Si un jefe quiere saber qué está pasando debe ir y preguntar directa y claramente.

The owner’s word weighs a ton: cuando El dueño de la empresa dice algo eso es tomado como prioridad por todos, es necesario ser cauteloso, no existe algo como solo una sugerencia cuando viene del dueño, todo el mundo lo toma como orden.

Low-hanging fruit Can still be out of reach: a veces parece que hay cosas muy sencillas que darán tremendos resultados, pero no es cierto, muchas veces es más la ignorancia de lo complejo que es eso que parece sencillo, poner a personas a perseguir esos objetivos sencillos es ponerlos en un camino complicado al no lograr nada con facilidad.

Don’t cheat sleep: dormir es para los débiles o frases de ese tipo son basura. La gente que alardea de no dormir mucho es simplemente patética. No dormir te vuelve estúpido. No logras mejorar tu trabajo ni nada. Trabajas más horas y consigues menos. Trabajar tiempo extra debe una excepción y no lo habitual.

Out of whack: no existe un Real balance entre trabajo y vida. El trabajo siempre termina tomando más. Es injusto, no se debe trabajar en fin de semana ni fuera de horario, es más si te tomas un miércoles para estar con la familia también está bien y no es que debas compensar, un balance trabajo vida debe venir sin cargos de conciencia.

Hire the work, not the resumé: contratar a la persona incorrecta es un problema. A veces incluso es una buena persona pero no encaja en el equipo. Para minimizar esto es buena idea no prestar tanta atención al CV que está lleno de imprecisiones y hacer un proyecto corto de dos semanas con la persona, que ya se vea si se desenvuelve bien con el equipo y al final ver el trabajo realizado, de esta forma se tiene una idea más real.

Nobody hits the ground running: no importa qué tan experimentado sea un candidato, no va a poder ser productivo de inmediato, no importa si viene de una empresa grande o pequeña, todas las compañías son diferentes. Nadie puede dar resultados inmediatos. La vía más rápida hacia la decepción es definir expectativas no razonables.

Ignore the talent war: no vale la pena entrar en la guerra por el talento. El talento no se transplanta una persona excelente en otra empresa no necesariamente será una estrella. El talento no es algo por lo que se pelea, es algo que se nutre, que necesita de cuidado y de un buen ambiente. Si tienes la orquídea más hermosa morirá si no la cuidas bien. Toma tiempo y paciencia sacar lo mejor de la gente pero ese trabajo logrará que todo sea mejor para todos en la empresa.

Don’t negotiate salaries: negociar salarios es desgastante, para la mayoría es algo que  no se quiere hacer. En cualquier negociación de salario la persona se queda con la duda de si pudo obtener algo más. En Basecamp han optado por la tranquilidad de definir salarios iguales para todos los que están en cierto nivel. Igual trabajo, igual paga. Los salarios se ajustan de acuerdo a las tendencias de la industria de forma que las personas saben a qué atenerse.

Benefits who?: los beneficios tipo salas de video juegos, masajes, comida, cerveza gratis, cuartos para dormir, son más sobornos que beneficios y a la larga logran que la gente se quede más en la oficina, son como una trampa. Los beneficios deben beneficiar a la persona y no a la empresa.

Library rules: todo el mundo conoce cómo comportarse en una biblioteca, silencio y calma para leer, trabajar, pensar. Estas reglas se pueden aplicar a las oficinas, silencio y calma para que todos puedan enfocarse en el trabajo, sin interrupciones, hablando en voz baja si se quiere conversar y con espacios específicos para trabajo en conjunto.

No fakecations: normalmente se tiene falsas vacaciones, tiempo en el que la gente cree que igual te puede poner reuniones, hacerte llamadas y consultar cualquier cosa, la idea de las vacaciones es que puedas desconectarte completamente sin cargo de conciencia, irte por completo sin que nadie del trabajo te contacte a no ser que sea una emergencia excepcional. Si te desconectas del trabajo lo más probable es que al regresar bien descansado igual la empresa siga ahí.

Calm goodbyes: cuando alguien renuncia o es despedido es importante que se informe el por qué, con claridad y sin eufemismos. Si se deja margen a la duda la gente se encargará de crear rumores, chismes y tendrán miedo. Para tener despedidas calmadas se requiere mucha objetividad y comunicarlo.

Dissect Your Process

The wrong time for real-time: no es buena idea dejar todo en el chat, usarlo como único mecanismo de comunicación y de decisión. Eso requiere que la gente preste demasiada atención. El chat debe ser asíncrono, si hay algo muy importante que decir debe quedar en un anuncio o en otro medio más permanente no en un chat en donde se perderá luego de 5 minutos.

Dreadlines: las fechas límite deben ser realistas, embutir más trabajo en un mismo periodo de tiempo es una locura, dejar un trabajo sin una fecha específica de entrega es desmoralizante porque parece que el trabajo nunca terminará. Permitir que el equipo de trabajo decida el alcance y tome decisiones para llegar a la fecha final con un entregable es la forma como se puede conseguir avance real.

Don’t be a knee-jerk: cuando alguien presenta una idea en vivo la gente reacciona, en ese momento sin mayor consideración. Es receta para el fracaso. En Basecamp hacen que la gente desarrolle sus ideas en documentos, el resto las lee y en lugar de reaccionar consideran realmente su respuesta y comentarios. Es una buena forma de lograr feedback.

Watch out for 12-day weeks: si por algún motivo te ves forzado a trabajar el fin de semana estás trabajando semanas de 12 días. No está bien, necesitas descansar y el fin de semana debe ser para, tómalo con calma, todo puede esperar al lunes o mejor aún ejecuta los lunes los cambios importantes, así sabes que tienes mucho tiempo laborable para resolver cosas.

The new normal: no se deben tolerar comportamientos erróneos o groseros, si se deja pasar poco a poco eso va permeando hacia los demás y de repente ese comportamiento malo es la nueva normalidad. La cultura se construye así, es lo que haces, así que hazlo bien.

Bad habits beat good intentions: si te acostumbras a trabajar como loco y se vuelve tu hábito muy difícilmente lo podrás cambiar luego, por más buena intención que tengas de hacer las cosas mejor más adelante no se logrará. Si quieres cambiar algo hazlo ahora, después es donde viven las excusas. Simplemente no sucederá.

Independencies: mientras más dependencias haya entre áreas y entre personas mayor es el riesgo de que las cosas fallen, si trabajas con una línea de ensamblaje no hay alternativa pero un trabajo común y corriente no necesita de ese tipo de coordinación y dependencia.

Commitment, not consensus: el consenso en un negocio te hace perder mucho tiempo, tratando de lograr que todos estén de acuerdo con una idea. Si una idea es lo suficientemente buena una persona puede estar en desacuerdo pero comprometerse en su ejecución, disagre-and-commit. Lo mejor es que una persona tome la decisión, explique las razones y eso se haga.

Compromise on Quality: está bien aceptar que ciertas cosas están bien solo siendo lo suficientemente buenas y no perfectas. Algunas cosas necesitan ser excelentes pero no todas. Tampoco se justifica hacer un trabajo malo, pero que ciertas cosas tengan solo un nivel bueno está bien para la mayoría de casos.

Narrow as you go: en la ejecución de un proyecto debes enfocarte mientras avanzas, no buscar nuevas y novedosas ideas que complicarán la fecha de entrega. Siempre habrá tiempo para mejorar luego de que ya se ha creado lo que se planeó, por eso es importante hacer el prototipo lo más pronto posible, saber si vale la pena continuar con la idea y si no desecharla lo más pronto posible.

Why not nothing?: a veces hacer nada es lo mejor, no cambiar algo que funciona, no forzar el uso de algo supuestamente mejor s personas que están trabajando bien. No hacer nada es algo que siempre debe ser tomado en cuenta.

It’s enough: la calma requiere estar a gusto con lo suficiente. Si nunca es suficiente el trabajo siempre será una locura. Si no define parámetros realistas y factibles se tendrá a gente estresada tratando de lograr que se cumpla algo irreal, los quemará. Hay que definir qué significa suficiente.

Worst practices: en la industria hay un montón de mejores prácticas, pero adoptarlas puede ser lo peor que puedes hacer, lo que funciona para una empresa de 10000 no funciona para una de 10. Las mejores prácticas funcionan en ambientes específicos y todos los ambientes son diferentes, pero la gente las acepta como buenas muchas veces sin saber de dónde vinieron y sin cuestionarlas. Lo importante es usarlas como aprendizaje y crear tu propia cultura y prácticas.

Whatever it doesn’t take: cueste lo que cueste es una frase común pero implica muchas cosas que podrían salir mal, no eres un general luchando una guerra, eres un man tratando de cerrar un proyecto en cierto tiempo, tiempo definido por alguien que no tiene que hacer el trabajo. Hay momentos extremos en que se deben hacer las cosas cueste lo que cueste pero eso no puede ser la generalidad.

Have less to do: a menudo la mejor forma de ser más productivo  no es botar más horas en hacer mil cosas sino elegir las pocas cosas importantes que de verdad deben ser hechas y estar siempre en la búsqueda de cosas que ya no se deben hacer.

Three’s company: las cosas hechas por equipos de tres personas, equipos pequeños pueden hacer cosas grandes pero equipos grandes complican hacer cosas pequeñas, así como el trabajo encuentra la forma de llenar todo el tiempo también encuentra la forma de ocupar a todo el equipo. Entre tres se puede tener interacción directa y poder de decisión.

Stick with it: mover a la gente a la mitad de un proyecto mata el entusiasmo, se arriesga a que no se termine ni el proyecto original ni la nueva idea. Es mejor dejar que las nuevas ideas reposen por algún tiempo y solo ejecutarlas si efectivamente se sigue pensando que son buenas ideas luego de algunas semanas. Siempre se debe empezar con algo nuevo luego de que el trabajo previo está concluido.

Know No: hay que saber decir no, no es preciso y específico hacia algo, decir sí es abierto e indefinido. No es calmado y difícil, sí es fácil pero indeterminado.

Mind your business

Risk without putting yourself at risk: muchos empresarios arriesgan todo, van al todo o nada por la adrenalina y la gloria y cualquier otro pretexto. Es importante tomar riesgos pero de forma calculada, no eres más valiente por ser más arriesgado, solo descuidado, es importante apostar a algo donde te garantizas al menos otro intento si las cosas no salen según lo esperado.

Season’s greetings: el trabajo normalmente es lo mismo siempre, es importante encontrar la forma de animarlo, los cambios son estresantes pero no tanto como la monotonía.

Calm’s in the black: es importante que el negocio sea rentable, que los números estén en negro y no en rojo, un negocio que no es rentable y solo sigue quemando sus ingresos sin margen de ganancia está en camino directo a la quiebra, la gente que trabaja ahí no puede estar en calma y todo es constante incendio de dinero y personal.

Priced to lose: si estás en el negocio de software es común que se cobre por persona, esto hace que las empresas dependan completamente de los clientes más grandes y eso les da demasiado poder e injerencia en las decisiones que se toman. Una tarifa plana adecuada te da libertad y deja a todos los clientes en el mismo nivel de importancia.

Launch and learn: demorarse demasiado en análisis no da todo el conocimiento que se produce una vez que se lanza el producto y se prueba en escenarios reales. El mercado te dirá si el producto es bueno o malo y a partir de ahí se podrá iterar.

Promise not to promise: las promesas de características o fechas tienden a complicar las cosas, comprometer ciertas entregas o mejoras hace que se deje de lado trabajo importante por cumplir con una promesa que tal vez en el tiempo ya no tiene sentido.

Copycats: sí tienes un buen producto lo más seguro es que te copiarán y lo mejor es no gastar energía en tratar de evitarlo. Alguien que copie tu idea no tendrá tu visión, la copia hace más daño al copión que al copiado.

Change control: la gente acepta el cambio que se les solicita pero no el que se les impone. Es importante que los clientes tengan la opción de optar por una versión nueva o quedarse con la antigua que ya les funciona.

Startups are easy, stayups are hard: arrancar un negocio requiere esfuerzo y muchos piensan que luego del lanzamiento todo será más fácil pero no lo es, siempre es más complejo y difícil pero también emocionante. Esa es la verdad, los negocios solo se ponen más y más complicados con el tiempo.

No big deal or the end of the world?: cuando algo que no te gusta sucede puedes elegir una posición entre «no importa» y «es el fin del mundo» asegúrate de que tu servicio siempre le permita a tu cliente elegir la opción de «no importa» porque sabe que lo respetas y entiendes su problema.

The good old days: la cultura empresarial típica te obliga a estar en una mentalidad de siempre crecer, pero los empresarios suelen extrañar los días cuando sus negocios eran más simples y pequeños, con menos complejidad, problemas y dolores de cabeza. Pero nada te obliga a que sea así y elegir un tamaño adecuado con crecimiento controlado y tranquilo es algo realizable y que de verdad se puede disfrutar.

Last

Choose calm: un negocio es una colección de decisiones, siempre se puede tomar una decisión diferente. No importa en qué posición estés en una compañía, siempre puedes empezar a tomar mejores decisiones. Decisiones que se alejen de la locura y se acerquen a la calma. Una compañía calmada es una decisión.