Reportando el trabajo

Te asignan una tarea. La ejecutas y está lista. Se acabó, ¿no?

No.

Debes crear el informe donde dices que la tarea te fue asignada con tales y tales detalles, luego explicas que para ejecutarla se tomó cierta decisión, se tomaron ciertos pasos específicos que explicas con mucho detalle, capturas de pantalla que tienen cuadraditos y flechitas para explicar lo que hiciste y dónde fuiste dando clics, luego una serie de evidencias que justifican que la tarea está lista y un apartado de conclusiones, recomendaciones, lecciones aprendidas y cualquier otro tipo de comentario que se quiera que pongas, envías el informe para que sea aprobado por un supervisor, quien luego pasa el informe a un comité que pide que se hagan cambios para que se pueda entender mejor el trabajo realizado y luego pasan el informe cambiado a un gerente que pide que le entreguen un resumen ejecutivo de lo hecho porque no tiene tiempo para revisar todos los informes que le han llegado, por ende te piden que crees el resumen ejecutivo que no puede ser creado ni por el comité ni por el supervisor porque nadie sabe realmente qué se hizo y con un informe así no se puede llegar a entender, porque como que se pierde la idea entre tantos detalles técnicos que al final realmente nadie entiende ni quiere ni necesita comprender, entonces envías el resumen ejecutivo que el gerente tampoco puede a la larga revisar pues le han llegado muchos resúmenes ejecutivos y entonces se pide que más bien se haga una reunión periódica con un ppt en el que se incluyan todos los trabajos que han hecho todos los miembros del equipo lo que implica que se va a tener que crear un archivo en conjunto que resuma lo que se ha hecho y para poder hacerlo se crea otra reunión periódica donde todos los miembros del equipo serán convocados para que puedan incluir su parte y explicar lo que van poniendo en el ppt y así poder contarle al gerente lo que se hizo.

Suena a exageración, pero no está muy distante de la realidad.

Qué bien suena el pensar que el trabajo hecho sea la única prueba del trabajo hecho, que si se necesita reportar algo sobre lo hecho sea en el formato más corto y sencillo posible, que si alguien más requiere una explicación se lo haga en un minuto y ya. Pero al contrario, las organizaciones tienen una estructuras enormes de personas que se comparten archivos de informes por todos lados y que dedican una cantidad enorme de tiempo en la creación de esos contenidos que en muchos casos nadie ve, nadie lee, nadie necesita.

La gente crea documentos hasta por si acaso, y muchas veces esos por si acaso vienen de experiencias que han resultado nocivas o perjudiciales previamente, por que no sabes cuándo alguien va a venir a pedirte cierto dato o informe, porque por auditoría capaz que te piden ese documento, mejor hacerlo, mejor tenerlo por si acaso, mejor estar prevenido, mejor curar en sano, mejor si tienes con qué cuidarte la espalda para que la gente de la compañía (tus compañeros de trabajo, casi que tu familia) no te pueda hacer daño y darte la puñalada por la espalda. Documentando de forma paranoica todo el trabajo, por si acaso, porque todo el mundo quiere cagarte y debes asegurarte de que cuando alguien quiera cagarte tú tengas todas las armas para poder cagarlos también [Otra vez suena a exageración pero (nuevamente) no está tan distante de la realidad]

Las organizaciones deberían enfocarse en permitir que la gente use su tiempo para hacer su trabajo en lugar de tomarse tanto tiempo en reportar el trabajo que hacen. Que en efecto el trabajo hecho sea lo visible, lo que se puede revisar, lo que se puede contar. Ahora claro si tu trabajo es crear informes ya pues ese es el trabajo, ahí sí ya nada, pero si tienes un trabajo técnico y pasas la mitad o más de la mitad del tiempo en tu día a día creando informes sobre las cosas que hiciste hay algo que no está tan bien ahí.

Tampoco funciona la total anarquía de no tener nada documentado, pero sí vale la pena ponerse a pensar y encontrar un punto medio, o mejor, un punto mínimo de reporte, llegar por último ya solo a ese ppt, a esa línea de comentario en una bitácora, que explique el qué se hizo y dónde se puede ver el resultado.

No puedo decir nada más por el momento. Hay informes por hacer.