Remote es un libro escrito en el 2013 por los fundadores de 37signals, David Heinemeier Hansson y Jason Fried. Hace un tiempo ya dejé aquí en el blog mis apuntes de otro de sus libros, Rework, y ahora es el turno de este.
Yo lo leí por primera vez en el 2019, y en ese momento me voló la cabeza porque tenía una claridad tremenda y se apegaba totalmente a mi experiencia de trabajo remoto, lo que yo ya había vivido, para bien, desde el 2015.
Luego vino la pandemia y aceleró todo. El proceso gradual de adopción de trabajo remoto tuvo ese remesón y grandes cantidades de personas se vieron de un día para el otro en la necesidad de trabajar remotamente y los resultados creo que no fueron tan buenos (nada que sea forzado resulta bien al final, me temo) de ahí que la gran mayoría de personas y empresas volvieron al trabajo presencial ni bien fue posible.
Luego de ese experimento tan potente, debo decir que ahora que releo el libro hay un par de cosas que están un poquito fuera de sitio, pero este libro sigue siendo mi referencia de cómo debería ser el trabajo remoto. La flexibilidad que debe tener, su naturaleza asíncrona, su enfoque en los resultados y no en el que la gente esté cumpliendo horarios, la irrelevancia del lugar desde el que se ejecutan las tareas sobre todo en trabajos creativos.
Este par de personas tienen una compañía que ha funcionado así, de forma sobresaliente, ya por 2 décadas, no son como tu cualquier gil que apareció al inicio de la pandemia a decir que era especialista en el trabajo remoto de la noche a la mañana y que ahora para sorpresa de nadie ya está trabajando presencial de nuevo.
Les dejo acá mis apuntes de este libro, les recomiendo mucho que lo lean (acá el enlace para conseguirlo) si quieren darle una oportunidad real al trabajo remoto, no solo por la obligación que fue durante la pandemia, sino como otra forma de mirar el trabajo y la productividad y la felicidad de la gente. Una vez más he dejado los títulos originales en inglés para ahorrarme la molestia de traducir expresiones que no quedarían tan bien en español.
Chapter: The Time is Right for Remote Work
Why work doesn’t happen at work: la vida de oficina está llena de interrupciones, divide el día en pequeños pedazos de tiempo que impiden que se realice trabajo significativo. Para ser productivo se necesita períodos de tiempo ininterrumpidos que se pueden lograr mucho más fácil de forma remota.
Stop commuting your life away: a nadie le gusta moverse al trabajo. Pierdes una cantidad enorme de tiempo y no hay ningún esquema que haga que sea completamente placentero y cómodo. Esos viajes son malos para la salud, las relaciones, el ambiente y los negocios.
It’s the technology, stupid: ahora tenemos la tecnología que habilita la posibilidad de trabajar remotamente de forma efectiva, se necesita decisión para dejar atrás la nostalgia de la oficina.
Escaping 9am – 5pm: una de las claves del trabajo remoto es que debe ser asíncrono, la gente no necesariamente debe estar activa en el mismo horario para que el trabajo suceda. La flexibilidad de horario deja que la gente encuentre un esquema de tiempo que se adapte a su vida.
End of city monopoly: la ciudad es el concentrador de talento original, pero las condiciones han cambiado, el trabajo remoto permite que no debas estar en una ciudad específica para ser productivo.
The new luxury: las empresas antes te daban la oficina más bonita, un carro, una secretaria, hoy andan ofreciendo comida gratis preparada por chefs, cuartos de masajes, cuartos con videojuegos, paredes de escalada. Soy dos caras de la misma huevada. El nuevo lujo es decidir desde dónde y cómo trabajas, el nuevo lujo es el lujo de tener libertad y tiempo, una vez que pruebas ese lujo no hay cosa que te ofrezcan que te pueda llevar de nuevo a una oficina.
Talent isn’t bound by the hubs: el gran talento está en todos lados y no todo el mundo quiere o debe mudarse a una ciudad específica para ser exitoso.
It’s not about the money: cuando la gente escucha trabajo remoto piensa en tercerización, como si el trabajo remoto fuera una trampa creada por empresarios para ahorrarse dinero. Permitir que la gente trabaje remotamente es acerca de tener calidad de vida, tener el mejor talento sin importar su ubicación, que esto resulte en ahorro en costos de oficina y menos trabajadores más productivos es la salsa no el pavo.
But saving is always nice: los ahorros son el efecto colateral del trabajo remoto. Ahorro en tiempo y gasolina por no tener que moverte a diario, ahorro en espacio y costos de oficina, disminución de emisiones de CO2. Ahorro para la empresa, ahorro para la persona, beneficios para el planeta. Esos son ahorros que importan y no quien gasta menos grapas y papel de impresora.
Not all or nothing: adoptar el trabajo remoto no implica que no se pueda tener oficina, pero sí que es un requerimiento, no significa que las personas no puedan vivir en la misma ciudad pero no tienen que. Cada empresa define sus políticas de trabajo remoto y le da libertad a la gente de adoptar el esquema que mejor se acomode a su forma de ser y de hacer.
Still a trade-off: es fácil sentirse eufórico por los beneficios del trabajo remoto: libertad, tiempo, dinero; pero todo esto no viene sin costo. El estar con los compañeros de trabajo físicamente es necesario, el compromiso y responsabilidad de definir cómo trabajar sin una estructura o régimen obligatorio, el definir límites en la casa con hijos y pareja. La clave es que esto no es bueno o malo, solo hay que explotar los beneficios y darle vuelta a los desafíos.
You’re probably already doing it: las compañías tercerizan muchas actividades críticas a compañías especializadas, si confías en externos para hacer actividades por ti por qué no confiar en que los internos harán su trabajo sin importar donde estén. La gente va a la oficina y trabaja como si estuvieran remotos, se mandan correos y chatean con personas que están a tres escritorios de distancia. La interacción cara a cara es poca, te sorprenderá darte cuenta que tu compañía es más remota de lo que piensas.
Chapter: Dealing with Excuses
Magic only happens when we’re all in a room: es cierto que en interacción directa y con todos reunidos en un cuarto se suele tener grandes ideas y chispas de genialidad pero ¿qué tan necesario es? Lo que se necesita es continuidad en el trabajo y no tener continuamente ideas brillantes. Las videollamadas son un buen sustituto en comparación y así hasta se valora más y se aprovechan los momentos de encuentro cara a cara.
If I can’t see them, how do I know they’re working?: el trabajo remoto se trata de confianza. Si no permites que tu gente trabaje remotamente por miedo a que estén de vagos sin tu supervisión, eres un niñero y no un gerente, y seguramente el trabajo remoto es el menor de tus problemas. No debes contratar a gente en la que no confías y no debes trabajar para jefes que no confían en ti.
People’s homes are full of distractions: es cierto que las casas están llenas de distracciones pero un adulto responsable igual hará su trabajo. Encontrará la forma de adecuar su espacio de trabajo o buscar un lugar fuera de casa para trabajar remotamente. Si alguien se distrae fácilmente del trabajo que debe hacer es porque ese trabajo no está siendo retador ni significativo, en ese caso no se necesita trabajar remotamente, se necesita otro empleo.
Only the office can be secure: la seguridad informática es algo crítico, se deben seguir las políticas de seguridad definidas por la compañía y usar el sentido común, es realmente algo básico, como usar el cinturón de seguridad, no es ciencia espacial.
Who will answer the phone: los clientes esperan que les contestes lo más pronto posible, eso implica que en ocasiones habrá gente que deba tener un horario definido para poder atender a esas solicitudes, eventualmente algo fuera de horario o en horario incómodo. Trabajar remotamente también tiene sus complicaciones o sacrificios ocasionales, pero también hace las cosas mejores para la mayoría la mayor parte del tiempo.
Big business doesn’t do it, so why should we?: los negocios grandes funcionan con una cantidad abismal de inoperancia y burocracia pero son tan grandes que le restan importancia. No es tan buena idea fijarse en los grandes para hacer cosas innovadoras y diferentes. Usar las ventajas competitivas de ser pequeño y moverse diferente es lo que permite enfrentar a las empresas grandes. Una de esas cosas diferentes es el trabajo remoto.
Others would get jealous: esto asume que el trabajo remoto es algo inherentemente bueno y que por ende si a alguien se le aprueba significa que se le está dando un privilegio que no todos tienen, lo mejor es dar a todos el privilegio de elegir desde donde trabajar. Todos en la empresa están en el mismo juego, el juego de encontrar la mejor forma de trabajar: la forma de trabajo que más alegría y productividad logre debe prevalecer.
What about culture?: la cultura no es tener un montón de actividades sociales divertidas o espacios bonitos en la oficina. La cultura son los valores que guían todas las actividades de la gente, cómo se relacionan entre ellos y con los clientes. Son los valores que se viven y se palpan, no lo que está escrito en los enunciados de misión y visión, es la dinámica que permite hacer un trabajo congruente con lo que es importante para la compañía.
I need an answer now!: hay que aceptar que no todas las preguntas necesitan una respuesta inmediata, de hecho la mayoría del tiempo se trata de cosas que pueden esperar a que la otra persona las pueda atender cuando bien pueda. En casos extremos en que se necesita respuesta inmediata y se está trabajando remotamente, se puede usar el teléfono, pero normalmente la mayoría de cosas se pueden hacer por correo o por chat.
But I’ll lose control: una de las razones más usadas por jefes es que si la gente no está en el mismo lugar perderán el control. Esto es algo que se debe combatir, es cuestión de confianza y de mostrar que en efecto se cumple con el trabajo y hasta se es más productivo. Sin embargo esto es algo difícil de afrontar y tal vez la única solución sea cambiar de jefe.
We paid a lot of money for this office: la oficina es un costo irrecuperable, es decir que en este punto no importa quién y cómo lo pagó porque ya se pagó. En tu día a día todo se resume a en dónde eres más productivo, si eres más productivo desde la casa es mejor para la empresa.
That wouldn’t work for our size or industry: hay muy pocas industrias o empresas que por su tamaño no pueden acogerse al trabajo remoto.
Chapter: How to collaborate remotely
Thou shalt overlap: el trabajo remoto implica que puedes tener a mucha gente de distintas zonas horarias trabajando en conjunto, lo ideal es que si hay mucha diferencia se encuentre un horario en el que todos estén conectados que sea de unas 4 horas para que trabajen en tiempo real. Si eso no es posible será parte de los retos a vencer. Es importante recordar que acceder a talento remoto no debe verse como un ahorro en dinero, es la posibilidad de acceder al mejor talento posible sin importar dónde esté.
Seeing is believing: usar tecnologías para llamadas y compartir pantalla (en vivo o por medio de un screencast) ayuda a que la colaboración remota sea más eficiente.
All out in the open: una cosa clave es que toda la información necesaria para trabajar en equipo debe estar compartida en algún lugar y no debe estar alojada solo en la máquina de alguien de la compañía. Encontrar un flujo de trabajo donde se incluya toda la información y las tareas de forma de compartida permite que todos sepan qué hacer en qué momento y usando qué materiales y datos.
The virtual water cooler: un espacio virtual donde la gente pueda conversar es útil, una sala de chat o algo parecido en donde se puedan tener conversaciones informales, que esté específicamente pensado para no hablar de trabajo.
Forward motion: el progreso en las tareas es un gozo que se disfruta más con los compañeros de trabajo. Para que la gente sienta cohesión en 37signals usan un hilo de discusión donde la gente entra al final de la semana a comentar qué fue lo que hicieron en la semana, no es un reporte detallado, solamente un comentar lo realizado para que todos estén al tanto, sentir que el equipo está avanzando en conjunto.
The work is what matters: trabajando remotamente no tienes a alguien que se fije en cuántas veces te tomaste un descanso o si estuviste divagando, al final lo que importa es el trabajo realizado, es la única medida, no importa si le caes bien o mal a alguien.
Not just for people who are out of town: el trabajo remoto no es solo para personas que están en otra ciudad o país, si una persona en la misma ciudad está fuera de la oficina haciendo su trabajo ya está trabajando remotamente. Que gente cercana trabaje remotamente es el ejercicio ideal para tratar de entender el flujo del trabajo remoto y prepararse para las primeras contrataciones 100% remotas.
Disaster ready: el trabajo remoto te ayuda a eliminar puntos únicos de falla, al no tener a todos en el mismo lugar, si sucede algún desastre que afecte a alguien el resto del equipo puede estar en zonas no afectadas. Incluso sirve para los eventos cotidianos si alguien está enfermo en casa o si es necesaria alguna reparación, el trabajo remoto permite que esa persona cumpla con sus tareas sin importar donde se encuentra.
Easy on the M&Ms: M&Ms (Meetings and managers) son típicos causantes de baja productividad. Las reuniones son útiles para encontrarse con la gente pero si son la norma se vuelven un obstáculo para poder ejecutar el trabajo, se deben tomar como el último recurso. Es importante notar que si se une a 5 personas en una reunión de una hora, no es una hora de trabajo, son 5 horas de productividad para la compañía, si la reunión no es buena, son 5 horas desperdiciadas. Y los gerentes son quienes usualmente llaman a esas reuniones, para seguimiento, planificación y demás, lo cual sí es necesario pero se debe manejar de forma adecuada.
Chapter: Beware The Dragons
Cabin fever: estar solo en tu casa puede sonar a buen plan al inicio pero somos seres sociales y necesitamos interacción humana real no solo virtual. Lo bueno es que el trabajo remoto te permite decidir con quién interactuar y no te obliga a sí o sí interactuar muchas horas con la gente de la oficina.
Check-in, check-out: la preocupación de los jefes de que la gente no trabajará lo suficiente desde sus casas es infundada, lo más frecuente es que la gente termine trabajando jornadas mucho más largas por no poder encontrar un buen equilibrio trabajo – vida. Es necesario determinar la expectativa de cuánto se trabajará y aceptar cuando haz hecho ya un buen trabajo aunque no hayas concluido algo específico.
Ergonomic basics: al trabajar remoto se puede hacer desde cualquier sitio y desde la casa en cualquier habitación, pero si se va a tomar en serio se debe tener la correcta configuración ergonómica, una buena silla, un buen escritorio, una buena pantalla, son requisitos e inversiones necesarias.
Mind the gut: trabajar desde la casa puede crear una tendencia a no estar en movimiento, es necesario hacer un esfuerzo para ejercitarse y comer saludablemente.
The lone outpost: si se va a empezar a trabajar remotamente no se debe enviar solo a un par de personas a ver qué pasa, debe ser un ejercicio amplio y duradero. Se puede empezar con un equipo de trabajo y luego ampliarlo pero es necesario darle tiempo y una real oportunidad para ver si el trabajo remoto puede funcionar.
Working with clients: trabajar con clientes es otro de los retos y normalmente se facilita si se maneja mucha transparencia, sinceridad y comunicación activa, dejando que los clientes conozcan el estado de las cosas, mejor si están involucrados y tienen acceso al cronograma y a los avances que se están dando en el proyecto, que sepan que las cosas están avanzando.
Taxes, accounting, laws, oh my!: es necesario tomar en cuenta las leyes de cada jurisdicción desde donde cada persona trabaja, es un pequeño problema a la larga y para eso existen muchos expertos que pueden ayudar a empresas y personas a que todo sea totalmente legal. Que este requerimiento no impida contratar al mejor talento sin importar en dónde esté.
Chapter: Hiring and Keeping the Best
It’s a big world: el trabajo remoto permite acceder a todo el talento mundial, te permite conocer otras culturas y ganar clientes en otras geografías, debes entender también otros contextos y sutilezas de cada zona y tener a gente que tenga un excelente nivel de comunicación escrita ya que todos estarán principalmente redactando cosas para comunicarse.
Life moves on: la gente se mueve, se muda, dejar ir a los mejores porque sus circunstancias de vida han cambiado y no les permites trabajar remotamente es, de plano, tonto. Retener a la gente experimentada dándoles flexibilidad es un gran trato.
Keep the good times going: en un esquema de trabajo remoto es importante mantener la buena onda porque el tipo de comunicación puede crear una bola de nieve incluso con un mensaje mínimo que sea malinterpretado. Mantener una cultura positiva es necesario y se debe cuidar con mucha atención.
Seeking a human: es importante que la empresa apoye el desarrollo personal de la gente, en trabajo remoto se puede explotar más fácilmente los gustos y hobbies de la gente, tienen más tiempo y pueden aprovecharlo en cosas que de verdad les gusten.
No parlor tricks: usar preguntas genéricas o acertijos y pruebas de ingenio para contratar es algo ilógico y peor si va a ser alguien que trabaje remotamente. Es necesario que la gente muestre su trabajo real y de esa forma se pueda juzgar si se puede adaptar o no a la empresa.
The cost of thriving: es buena estrategia pagar los mismos salarios sin importar el lugar donde se encuentra la persona, es una ventaja tremenda versus las empresas locales, hacer lo contrario facilita el que la gente quiera irse.
Great remote workers are simply great workers: el trabajo remoto pone en evidencia quién es realmente listo y no solamente suena listo, el trabajo es lo que se evalúa no solamente si la persona es agradable y trabaja su jornada completa. Esto permite prescindir más rápido de los malos y quedarse con los buenos de verdad.
On writing well: ser un buen escritor es esencial para ser un buen trabajador remoto. Las interacciones remotas son principalmente por escrito entonces es indispensable que las personas tengan un buen nivel de escritura. Una forma de filtrar esto desde el inicio es tomando en cuenta que el CV tenga una cover letter.
Test project: juzga el trabajo y no el CV. Usar pequeños proyectos de prueba da una visión real del nivel de trabajo de la persona, resolviendo problemas reales y no situaciones ficticias e hipotéticas.
Meeting them in person: aunque se hable de trabajo remoto conocer a una persona de forma presencial es necesario para conocer el temperamento de la persona y saber si tiene potencial para acoplarse a la cultura de la empresa.
Contractors know the drill: es buena idea que los trabajadores remotos empiecen como contratistas en una forma de prueba de manejo de la compañía y la persona, si luego del contrato inicial las cosas no funcionan no hay tanto problema.
Chapter: Managing remote workers
When’s the right time to go remote: lo más pronto posible. La cultura de trabajo remoto es algo que se construye, se puede empezar con un piloto con pocos empleados y luego ampliarlo.
Stop managing the chairs: lo que importa es el trabajo, los jefes deben dejar de dar relevancia a que las personas están cumpliendo con entrar tipo 9:00 y salir tipo 18:00. Los jefes deben habilitar el trabajo.
Meetups and sprints: es importante que hayan encuentros ocasionales en persona. Los encuentros con la gente son divertidos y ayudan a entender mejor a los demás. Combinar remoto y presencial es saludable.
Lessons from open source: los proyectos open source son muy complejos y están formados por personas muy diversas la forma de hacer las cosas en estos proyectos pueden ser replicadas por las empresas.
Level the playing field: es importante que no se trate a los remotos como trabajadores de segunda. Es necesario tener buenas herramientas y que los jefes se comprometan con aplanar el terreno.
One-on-ones: tener reuniones uno a uno con los trabajadores remotos que permitan conversar de cosas en general ayuda a mantener a todos actualizados y a despejar y corregir cosas del día a día que no pueden esperar hasta las revisiones anuales de desempeño.
Remove the roadblocks: eliminar los obstáculos y crear una cultura de responsabilidad y autosuficiencia, donde no se tenga que pedir permiso para hacer todo. Si se da a la gente la oportunidad normalmente hacen cosas razonables y de forma responsable.
Be on the lookout for overwork, not underwork: lo común en el trabajo remoto es que haya sobretrabajo en lugar de que la gente pase vagando. La gente pierde la noción del trabajo y empieza a poner más horas de las debidas. Es importante que la gente divida bien su trabajo de su vida familiar y personal para evitar que se fundan.
Using scarcity to your advantage: se tiende a valorar más el tiempo que se tiene para interactuar cara a cara, es necesario que no se tenga una cultura de reuniones que hagan perder el tiempo y pierdan su propósito. Aprovechar la escasez de contacto sacando lo más posible de las reuniones y encuentros.
Chapter: Life As A Remote Worker
Building a routine: es necesario crear una rutina para que se pueda dividir la actividad laboral y lo personal, tener un lugar específico para trabajar en la casa ayuda.
Morning remote, afternoon local: se puede tener también un trabajo híbrido incluso durante el día, tener actividades que se hacen diariamente en la casa y otras en la oficina. El trabajo remoto es flexibilidad.
Compute different: el usar distintos dispositivos para lo personal y lo laboral también ayuda a crear esa separación de ambiente y la rutina de trabajo.
Working alone in a crowd: para algunas personas es necesario tener ese ruido blanco que da el estar en un lugar concurrido. Usar cafetería, bibliotecas o espacios de coworking para este propósito propicia la ejecución del trabajo.
Staying motivated: estar motivado es importante para ejecutar el trabajo y es difícil mantener la motivación en trabajo remoto, la comunicación es importante para saber si alguien está dejando de hacer su trabajo por falta de motivación.
Nomadic freedom: el trabajo remoto permite que la gente se vuelva nómada digital, que pueda vivir en cualquier lugar sin dejar de lado su trabajo y viajar por el mundo sin ser particularmente adinerado.
A change of scenery: el trabajo remoto permite cambiar de escenario siempre que sea necesario, sin necesidad de que sea algo exótico, el cambio de lugar permite encontrar nuevas perspectivas y ayuda al trabajo creativo.
Family time: una persona que trabaja desde la casa tiene la posibilidad de pasar más tiempo con la familia, no hay mucho más que decir es el beneficio supremo.
No extra space at home: no todo el mundo tiene un cuarto extra para tener una oficina en casa, pero el trabajo remoto no es solo trabajar desde casa, las opciones de cafeterías, librerías o lugares de trabajo compartido son opciones que pueden facilitar el trabajo remoto.
Making sure you’re not ignored: una preocupación de la gente es que al ser remotos no los tomen en cuenta. Las dos formas de evitar ser ignorado son hacer ruido o hacer un excelente trabajo y que eso sea lo que hable por uno y sea imposible de ignorar.
Chapter: Conclusion
The quaint old office: hay mucha nostalgia alrededor de la idea de la oficina, pero el trabajo remoto está aquí y está aquí para quedarse.
In thirty years’ time, as technology moves forward even further, people are going to look back and wonder why offices ever existed.
Richard Branson, el man de Virgin Group